Politique de confidentialité et documentation de conformité RGPD

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, A2C ABSORTION CHAUFFAGE CLIMATISATION (ci-après nommé « A2C ») informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles traitées (au titre des articles 12, 13 et 14 de législation RGPD).

ARCHITECTURE INFORMATIQUE SECURISEE

Nos données et les données de nos clients sont hébergées de manière sécurisée dans nos locaux ou nos datacenters externalisés majoritairement certifiés ISO27001 situés en Union Européenne , notamment Microsoft® Office365, OVH® et ORANGE®.

DONNEES-PROSPECTS, DEMANDES DE RENSEIGNEMENT, DE DEVIS ET DE RAPPEL


Responsable de traitement A2C
Finalités Gestion de la relation avec les clients potentiels et gestion de la relation précontractuelle
Données traitées Identités, coordonnées de contact, fonction professionnelle, email, téléphone.
Destinataires et provenances éventuelles Seules la Direction et le personnel en relation avec les clients potentiels sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.


Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients potentiels avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires.
Durée de conservation 5 ans après la fin de la relation contractuelle. Les pièces comptables nominatives seront conservées au maximum 10 ans après émission.
Base légale La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que distributeur et installeur.

DONNEES DES CLIENTS ET DES INTERLOCUTEURS ASSOCIES A UNE COMMANDE


Responsable de traitement A2C
Finalités Gestion de la relation-client, la comptabilité et la facturation
Données traitées Identités, coordonnées de contact, fonction, e-mail, téléphone, données de facturation
Destinataires et provenances éventuelles Seuls la Direction et le personnel en relation avec les clients sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.

Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires.
Durée de conservation 5 ans après la fin de la relation contractuelle. Les pièces comptables nominatives seront conservées au maximum 10 ans après émission.
Base légale La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que distributeur et installeur.

DONNEES VISUALISEES PAR NOS EQUIPES TECHNIQUES LORS DES INTERVENTIONS DE MAINTENANCE

En général, A2C n’accède et n’enregistre aucune donnée pour des opérations de maintenance. Dans le cas contraire pour un besoin spécifique, A2C minimise au strict nécessaire l’accès aux données de ses clients et peut accéder à des échantillons de données appartenant à ses clients lorsque l’anonymisation ou le cryptage des données ne suffit pas pour opérer. Seuls les techniciens concernés peuvent accéder aux échantillons de données. Les échantillons de données éventuellement enregistrées sont détruits immédiatement après la fin de l’opération de maintenance. La base juridique de l’utilisation et du traitement des échantillons de données repose sur l’exécution du contrat ou à défaut sur l’intérêt légitime de nos clients ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que fournisseur industriel. Conformément aux préconisations de l’autorité de contrôle CNIL, A2C s’engage à :

  • Enregistrer la nature et le détail des interventions effectuées dans une main courante
  • Respecter le secret professionnel et la confidentialité des donnée ;
  • Prendre les garanties de cybersécurité nécessaires pour ses interventions (VPN SSL, https, certificat TLS, mots de passe complexes…).

  • DONNEES DES FOURNISSEURS GENERAUX REFERENCES OU POTENTIELS

    L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par A2C qui est le responsable de traitement en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats et des projets liés à un fournisseur, ainsi que le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou à défaut l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.

    NEWSLETTERS, INVITATIONS ET EMARGEMENTS A DES EVENEMENTS

    Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, indépendants, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettres d’information ou d’invitation et d’émargement à des évènements peut être mis en place par A2C qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à dpo@a2c-absorption.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou de missions ainsi que la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné interne ou externalisé sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les destinataires des messages. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.

    CANDIDATURE A UN EMPLOI OU DEMANDE DE STAGE POUR TRAVAILLER AU SEIN DE A2C


    Responsable de traitement A2C
    Finalités
  • Evaluer l’adéquation du candidat par rapport à un poste éventuel à pourvoir
  • Alimenter notre CVthèque
  • Organiser des entretiens
  • Données traitées CV, lettre de motivation éventuelle ainsi que tous les autres documents ou données fournis (par vous-même ou vos anciens employeurs) lors d’une candidature à un emploi
    Destinataires et provenances éventuelles Seuls la Direction et les managers concernés peuvent accéder aux données communiquées ou enregistrées.

    Nous signalons que nous sommes susceptibles de transférer des données à des structures-partenaires ou à des institutions.

    Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-candidats avec des informations publiques, de jobboards ou de partenaires.
    Durée de conservation La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat.
    Base légale La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est fondée sur le consentement des personnes concernées ou à défaut notre intérêt légitime en tant que recruteur ou à défaut l’intérêt légitime du candidat ou à défaut l’exécution de mesure précontractuelle.

    ANNUAIRE ET REPERTOIRE DES CONTACTS-PARTENAIRES

    Un système de listing-partenaires (potentiels ou actifs) a été mis en place par A2C qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à la fin de besoin opérationnel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou sur notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.

    VOS DROITS

    Nous vous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (candidats, prospects, clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinet comptable externalisé, commissaire aux comptes, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d'accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d'opposition à leurs traitements pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@a2c-absorption.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, A2C, 6 RUE DES PLEUX, 77640 JOUARRE. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr